南华大学文件
南华政发〔2014〕1号
南华大学关于印发《南华大学公文处理规定》的通知
校属各单位、各部门：
为适应学校各项工作的需要，实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化，现印发《南华大学公文处理规定》，请认真组织学习、实施。
南华大学
2014年3月3日
南华大学公文处理规定
第一章 总则
第一条 为适应学校各项工作的需要，实现学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）、《湖南省党政机关公文处理工作细则》（湘办发〔2012〕40号）、《湖南省教育厅 中共湖南省委教育工委公文处理规定》（湘教发〔2013〕45号）等文件精神，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条 学校公文主要指学校在实施各项管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。
第三条 本办法适用于校属各部门、单位的公文处理工作。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校党政办公室是学校公文处理的管理部门，负责学校并指导校属各部门、各单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 学校公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 行文规则
第八条 学校对外行文，一律以校党委、校行政的名义行文，校属各部门、各单位不得擅自以学校名义对外行文。
第九条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位（机关）。
第十一条 学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：
（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告、意见等文种。
上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。对涉及学校外单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与其会签后上报。
除上级机关领导同志直接交办的事项和必须直接报送审批的涉密事项、重大突发事件及部分涉外事项外，原则上不得以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文。确需行文的，一般不多头分送；因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。
下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
拟请上级机关领导同志出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。落实上级机关领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。
特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级机关以及相关部门。严禁下发带有商业推销性质的公文。
对于下级单位的请示事项，主办部门一般要在接到公文之日起20个工作日内回复或说明情况。严禁积压延误、错办漏办。
（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。
对于学校外单位征求意见的公文，应当按照对等原则以学校或者校党政办公室函件形式回复。
（四）各二级单位向学校党委、行政请示、报告等按上行文要求办理，二级单位内部行文，按下行文要求办理。
第四章 公文拟制
第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十三条 公文起草应当遵照以下原则：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。
第十四条 严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报送上级机关及上级机关领导同志的请示、报告，正文一般不超过1500字。
第十五条 以学校名义制发的公文，由主办部门、单位负责起草，填写《南华大学发文审批单》，部门、单位负责人提出拟办意见后，送党政办公室审核，报校领导审批。
第十六条 学校公文由校领导签发。“校发”字号文件原则上由校党委书记签发，“校政发”字号文件原则上由校长签发，需要会签的公文先由分管校领导会签。由校党委、校行政共同行文的文件在签发前由党委书记、校长审阅会签。党政职能部门制发关系到学校全局工作的“南华大学部处文件”，必须由分管校领导签批。
第十七条 党政办公室对拟制发公文审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十八条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第五章 公文办理
第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十条 学校收文办理统一归口到学校党政办公室机要科。校属各部门、单位收到上级机关发送的公文，应及时送交机要室处理。除校领导直接交办的事项外，校属各部门的有关呈批件(请示、报告、意见等)不得直接送呈校领导，需由党政办公室转呈。
第二十一条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）批办。根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，按照校领导分工呈批，重大事项报学校主要负责人审批。除特殊情况外，校领导不予受理和审批未经党政办公室登记、注批的公文。
（五）承办。承办部门、单位收到党政办公室交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。同一公文有多个承办部门、单位的，由主办部门、单位牵头组织协调；各承办部门、单位之间存在较大争议，难以协调的，由主办部门、单位承办校领导决定。对于不属于本部门、单位职权范围或不宜本部门、单位办理的，应当将公文及时退回党政办公室并说明理由。
（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（七）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位。外来公文的办结时限以该公文设定的截止时间为准，外来公文没有设定时限要求的，自文件签收之日起最长不超过15个工作日。确因特殊情况在规定时限内不能办结的，应及时向来文单位说明情况，并报告办理进展情况。
第二十二条 省委、省政府、教育厅及其他上级机关领导批示学校办理或研究处理的批示件以及上级机关转来的督办件，由党政办公室登记并提出拟办意见，报校领导批复后交各承办部门、单位办理。各承办部门、单位要在规定的时限内办结，并答复上级机关，同时要将答复材料或办理情况告知党政办公室。承办上级机关领导同志的重要批示件，在回复上级机关的同时，应向领导同志本人报告办理情况。
第二十三条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十四条 涉密公文应当通过机要交通或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第六章 公文管理
第二十五条 公文办理完毕后，由承办部门、单位（有多个承办部门、单位的，由主办部门、单位）根据档案管理有关规定整理立卷。具备归档和保存价值的公文，按年度交学校档案馆归档。
第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经主管领导批准后可以销毁。销毁公文，应当进行登记，由两人监销。涉密公文应当按照有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十七条 涉密公文的保密范围、密级划分与保密期限按照上级和学校有关规定执行。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。密级文件原则上需到党政办机要科阅文室阅办。
未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。
第二十八条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第二十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十一条 部门、单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门、单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。
工作人员离岗离职时，所在部门、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附则
第三十二条 本规定自下发之日起实施。2000年学校发布的《关于印发<南华大学公文处理办法>的通知》（南华校发〔2000〕18号）同时废止。
第三十三条 本办法由学校党政办公室负责解释。
